Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp: quy trình tiền lương

Mục tiêu của quy trình

- Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.
- Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.

  • + Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời
  • + Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty.
  • + Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.

- Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.

Chứng từ

- Bảng theo dõi lao động
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Phiếu lương từng người (Payroll Slip)
- Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng

Rủi ro của quy trình

1. Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất

2. Nhóm rủi ro về tính lương :

+ Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :
+ rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời
+ Rủi ro tính lương: Tính không đủ; Tính không đúng; Tính không kịp thời

3. Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :

+ Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương
+ Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,…
+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)

Cơ chế kiểm soát rủi ro

- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạng trước

4. Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực
KS:

+ Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
+ Người chấm công # Người tính lương và Người tính lương # Người chi trả lương
+ Phê duyệt các thay đổi bảng lương
+ Thẻ bấm giờ…

- Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty
KS:

phần mềm tính lương hrpro 7

Phần mềm tính lương giúp hạn chế các rủi ro trong qui trình tính lương

+ Chính sách lương rỏ ràng
+ Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự
+ Phê duyệt các thay đổi trong phần mềm tính lương
+ Phê duyệt bảng lương

- Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên
KS:

+ Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân
+ Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân

- Chi lương không đúng theo bảng lương

KS:

+ Phê duyệt trước khi chi lương
+ Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương
+ Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng

- Ghi chép/báo cáo chính xác đầy đủ chi phí lương
KS:

+ Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép
+ Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch

Các cơ chế kiểm soát mang tính phát hiện rủi ro

- Các báo cáo về các biến động bất thường : tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận.
- Phân tích tỷ suất biến động nhân viên
- So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch
- Phân tích biến động tiền lương bình quân

Điều chỉnh lương tối thiểu: Những quan điểm trái chiều

Có khá nhiều quan điểm khác nhau xung quanh phương án điều chỉnh lương tối thiểu lên mức cao nhất 2 triệu đồng/tháng.

Photobucket

Nhiếu ý kiến cho rằng, tăng lương chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc làm

Có ý kiến cho rằng, việc tăng lương tối thiểu sẽ làm tăng chi phí lao động của doanh nghiệp, do vậy sẽ làm giảm cầu về lao động. Như vậy, có nguy cơ sau khi tìm được lời giải cho “bài toán” đảm bảo cuộc sống cho người lao động khi giá cả tăng cao, thì lại phải đi tìm lời giải cho “bài toán” thất nghiệp.

Tuy nhiên, cũng có những quan điểm trái chiều, cho rằng điều chỉnh tiền lương sẽ không ảnh hưởng nhiều, không có ý nghĩa thống kê trong câu chuyện thất nghiệp.

VnEconomy giới thiệu ý kiến của một số chuyên gia và doanh nghiệp xung quanh vấn đề này.

Chắc chắn ảnh hưởng đến việc làm

Ông Phạm Minh Huân, Thứ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

“Khi lạm phát cao, giá cả tăng cao lao động gặp nhiều khó khăn, Chính phủ đã có chủ trương điều chỉnh lương tối thiểu để đảm bảo mức sống cho người lao động. Tuy mức lương mà Bộ Lao động Thương binh và Xã hội đề xuất so với nhu cầu thực tế có thể nói còn đang khiêm tốn, nhưng phải tính đến khó khăn của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay, khi chi phí đầu vào tăng cao mà đầu ra lại gặp khó.

Có chủ trương điều chỉnh lương tối thiểu trong giai đoạn này Chính phủ cũng gặp áp lực, khi một bên là đời sống người lao động, một bên là khó khăn của doanh nghiệp. Vì thế, điều chỉnh lương cũng nên nhìn ở góc độ chia sẻ khó khăn chung của cả hai bên, không nên tạo áp lực dồn lên đầu vào của doanh nghiệp.

Thực tế, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp sử dụng hàng nghìn lao động thì mọi động thái điều chỉnh lương của Nhà nước đều ảnh hưởng rất lớn đến họ.

Và, khi điều chỉnh mức lương tối thiểu tăng cao quá, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc làm của người lao động. Doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc có tuyển mới lao động hay không, do đó cơ hội tìm việc làm mới sẽ giảm đi. Chưa kể đến việc khó khăn quá doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất và cắt giảm lao động, gây thất nghiệp”.

Lo gánh nặng về bảo hiểm xã hội

Ông Chu Minh Tuấn, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Simco Sông Đà

“Tôi thực sự lo lắng về việc tăng lương tối thiểu mặc dù hiện mức thu nhập của công nhân và nhân viên trong công ty đã vượt quá 2 triệu đồng/tháng.

Hiện thời công ty chúng tôi có hai nhà máy sản xuất ván gỗ và may mặc tại Hòa Bình với hơn 700 công nhân, mức thu nhập trả theo khoán sản phẩm của công nhân cũng đạt từ 3- 4 triệu đồng/tháng. Dưới mức thu nhập này rất khó để tuyển dụng lao động.

Tuy nhiên, điều tôi lo lắng là với mức lương tối thiểu điều chỉnh cao như vậy sẽ làm tăng không nhỏ tiền đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng. Trong bối cảnh giá nguyên liệu đầu vào tăng như hiện nay, việc tăng hàng trăm triệu tiền đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên hàng tháng cũng là một gánh nặng.

Thêm nữa, chúng ta chỉ quan tâm đến quyền lợi của người lao động trong khi doanh nghiệp đang phải gồng mình với lạm phát, lãi suất ngân hàng tăng cao và khó khăn về vốn. Thêm việc tăng lương, tăng đóng bảo hiểm xã hội, sẽ có không ít doanh nghiệp nhỏ phải tính đến chuyện đóng cửa. Lúc đó, người lao động bị mất việc làm thì còn đâu quyền lợi mà đòi nữa?”.

Chưa thấy doanh nghiệp nào phá sản vì trả lương thỏa đáng

Ông Đặng Quang Điều, Viện trưởng Viện Công nhân – Công đoàn (Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam)

“Chúng tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát thực tế đời sống công nhân từ tháng 3 đến tháng 7/2011 trên địa bàn 9 tỉnh trong cả nước và nhận thấy, mức lương tối thiểu ở khu vực 1 phải là 3,1 triệu đồng/tháng, ở khu vực 4 cũng phải 2,6 triệu đồng/tháng thì mới đủ đáp ứng mức sống tối thiểu của người lao động.

Cũng theo khảo sát của chúng tôi, chưa thấy doanh nghiệp nào phá sản vì trả lương thoả đáng cho người lao động. So với nhiều nước trong khu vực, lương của lao động Việt Nam hiện nay đang quá thấp, chỉ hơn được Lào và Campuchia. Vì thế, đừng có sợ vì trả lương cao mà doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất hay không thu hút được đầu tư nước ngoài.

Tôi cho rằng việc tăng lương thoả đáng cho lao động doanh nghiệp được nhiều hơn mất. Bởi, giữ được người lao động, doanh nghiệp sẽ không phải tốn kém chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo lao động mới do lao động nhảy việc. Hơn nữa, đồng lương cũng là một trong những động lực khiến lao động làm việc hiệu quả hơn”.

Tác động lên việc làm không có ý nghĩa thống kê

Ông Nguyễn Việt Cường, Công ty Nghiên cứu và tư vấn Đông Dương

“Thực tế, lương tối thiểu hiện nay mà Nhà nước quy định vẫn ở mức thấp, chỉ gấp khoảng 2 lần chuẩn nghèo. Vì thế, tăng lương tối thiểu lúc này là cần thiết để đảm bảo mức sống cho người lao động có thu nhập thấp trong bối cảnh lạm phát cao.

Tôi cho rằng điều chỉnh lương tối thiểu sẽ không làm ảnh hưởng đến việc làm nếu lương tối thiểu gần với mức lương thị trường, hoặc người lao động có khả năng đàm phán mức lương.

Trường hợp tăng không gần với mức lương thị trường thì tác động của tăng lương tối thiểu lên việc làm là rất nhỏ và không có ý nghĩa thống kê. Bởi, việc tăng lương tối thiểu có thể làm giảm khả năng có việc làm trong khu vực chính thức nhưng họ lại tìm được việc làm tại khu vực phi chính thức.

Trong nhiều hoàn cảnh và trường hợp, tăng lương tối thiểu sẽ mang lại các tác động tích cực như khuyến khích người lao động, tăng năng suất lao động, giảm số người hưởng trợ cấp xã hội và sẽ làm tăng tổng cầu tiêu dùng”.

Không chỉ mang ý nghĩa bù trượt giá

Ông Đặng Như Lợi, nguyên Phó chủ nhiệm Ủy ban về các vấn đề xã hội của Quốc hội

“Chủ trương nâng mức sống tối thiểu của người lao động lên khi CPI tăng nhanh là đúng.

Tuy nhiên, tăng lương tối thiểu thì phải tính đến nhiều yếu tố khác như tốc độ tăng năng suất lao động, tăng trưởng kinh tế chứ không chỉ tính đến CPI. Nếu xem việc điều chỉnh tiền lương chỉ mang ý nghĩa bù trượt giá thì thực tế sẽ không cải thiện được mấy khi chính việc tăng lương lại tác động đến giá cả. Tăng lương thì giá cả sẽ tiếp tục tăng.

Vì thế, việc tăng lương phải nhìn ở góc độ trả lương cho đúng giá trị của sức lao động bỏ ra.

Bàn ở góc độ ảnh hưởng của việc điều chỉnh tiền lương đến việc làm thì nó thực sự không ảnh hưởng khi chúng ta tin vào những con số mang “bệnh thành tích” của cơ quan quản lý”.

Nguồn | vneconomy.vn

Photobucket

Chuơng trình hiến máu nhân đạo "Cho & Nhận Hạnh Phúc" | sáng chủ nhật 21-08-11

Sự kiện sắp diễn ra:

Một mô hình xây dựng thang bảng lương

Phương pháp liệt kê dưới đây giúp các doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống thang lương hợp lý.

B1:Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến lương ( cơ bản) ( sheet liet ke cac yeu to anh huong)

Vd: Trình độ học vấn, Thời gian làm việc, Kỹ năng ngoại ngữ, Kỹ năng mềm, Kỹ năng chuyên môn, Phạm vi ảnh hưởng đối với kết quả hoạt động, Tác động đến công việc khác, Trách nhiệm vật chất, Tính sáng tạo, Tính đa dạng Tính ổn định, Dạng lao động, PHẠM VI MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC, Cường độ lao động về thể lực, Độ căng thẳng về thần kinh – tâm lý,Độ căng thẳng về trí lực …

B2: So sánh các yếu tố ảnh hưởng (so sánh từng cặp) để xếp theo thứ tự quan trọng. Mỗi yếu tố có một số điểm tương ứng, thể hiện tầm quan trọng (sheet so sanh yeu to anh huong). Chuẩn hóa mỗi yếu tố theo thang điểm 100 hoặc 1000.

B3:Lên khung đánh giá cho từng yếu tố (sheet khung danh gia tung yeu to).

phần mềm tính lương

Vd: Thời gian phải có để làm thạo việc: gồm có 6 mức: (1) Không cần kinh nghiệm hoặc sẽ làm được trong 02 tuần thực hiện công việc, (2) training trong vòng 2 tháng, (3)  training trong vòng 6 tháng, (4) training trong vòng 1 năm, (5)  kinh nghiệm làm việc từ 2-4 năm, (6)  kinh nghiệm làm việc tư hơn 4 năm

B4: Đánh giá yêu cầu cho từng vị trí trong công ty (sheet khung danh gia tung yeu to), xác định số điểm của từng vị trí

B5: Chuyển điểm số của từng vị trí thành hệ số lương ( theo công thức trong sheet he so dong gop). Việc xác định các hệ số CĐ1 CĐ2 phụ thuộc vào lựa chọn của từng doanh nghiệp.

Xem file tính mẫu tại đây

Thông tin: mô hình này được thu thập trong quá trình tham gia offline của cộng đồng nhân sự Hrlink tại TpHCM

Lương bổng và đãi ngộ – Đòn bẩy phát triển nguồn nhân lực

Đến nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn xem lương bổng như một loại chi phí. Tuy nhiên, ở gốc độ quản trị, lương là một công cụ đắc lực trong quản trị nguồn nhân lực, là đòn bẩy phát triển nguồn nhân lực vững mạnh nhất trong tất cả các công cụ. (Vì còn công cụ nào đánh trực tiếp vào người động bằng lương?) Vậy làm thế nào để sử dụng công cụ lương hiệu quả?

Trước khi sử dụng công cụ lương, ta cần làm rõ, thế nào là lương?Theo quan điểm cá nhân, tôi cho lương là thước đo năng lực, thành tích và tiềm năng của người lao động. Như vậy, lương chỉ phát huy tác dụng khi nó thực sự phản ánh được năng lực, thành tích và tiềm năng của nhân viên. Tiếc thay, hầu hết hệ thống lương của các doanh nghiệp hiện nay đều là hệ thống lương “ảo”, mang nặng cảm tính chứ không phản ánh được tính chất quan trọng này. Hậu quả là doanh nghiệp thường xuyên lúng túng mỗi khi xét lương cho nhân viên, mất người tài, nhân viên thiếu tích cực, hiệu quả hoạt động kém, mất lợi thế cạnh tranh.

Và ngân sách tiền lương thì luôn luôn bị đe dọa vì không kiểm soát được.

Làm thế nào để có hệ thống lương chuẩn & khoa học?Một hệ thống lương chỉ có thể được gọi là chuẩn khi nó đáp ứng đủ 03 tiêu chí:1. Công bằng 2. Hợp lý 3. Cạnh tranhLương phải công bằng trong nội bộ. Tuy nhiên, không nên hiểu máy móc công bằng nghĩa là cào bằng nhé! Lương dù có cao nhưng cào bằng cũng không làm người lao động hài lòng, không kích thích phấn đấu mà ngược lại còn làm thui chột tâm huyết của họ. Đồng thời, lương cũng phải hợp lý, nghĩa là phải thể hiện được năng lực, thành tích và tiềm năng của nhân viên. Không có chuyện, kẻ làm hùn hụt nhưng lương thấp, kẻ ngồi mát mà ăn bát vàng.

Lương cũng phải đảm bảo tính cạnh tranh, cả bên trong lẫn bên ngoài. Nhân viên phải thấy được sự chênh lệch giữa năng lực và mức lương mới có động cơ phấn đấu. Đồng thời, lương của doanh nghiệp cũng không thể thấp lẹt đẹt mà đòi giữ người ta lâu dài được.Sẽ có không ít người cười tôi vì ai lại không biết chuyện này. Nghịch lý là, chúng ta biết nhưng vẫn chưa làm được hệ thống lương tốt vì hấu hết chúng ta đều làm tắt, hoặc làm “ngược” nên khi vận hành mới phát sinh, lúng túng.

Vậy nên, để có được hệ thống lương tốt, bạn cần tuân thủ tuần tự các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin.Bước này thì không có gì khó hay phức tạp. Tuy nhiên, chúng ta thường bỏ qua, hậu quả là chúng ta không có cơ sở để định vị thang lương và hệ thống lương của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn hãy dành đủ thời gian để thu thập và xử lý thông tin tốt để làm nền tảng cho hệ thống lương của mình nhé!

Bước 2: Định vị thang lương.Khi đã có đủ thông tin, bạn hãy xác định xem, hệ thống lương của doanh nghiệp nên “nằm” ở đâu? Cao, ngang bằng hay thấp hơn thị trường? Dĩ nhiên, chủ doanh nghiệp nào cũng muốn quỹ lương ít thôi để tăng lợi nhuận. Nhưng bạn nên nhớ, lương bạn thấp thì bạn không thể có nhân viên giỏi, không thể có nhân viên tâm huyết được. Ngoài ra, là nhà quản trị bạn cũng cần xác định mục tiêu, triết lý, chính sách nhân sự của mình là gì? Mục tiêu, triết lý nào thì chính sách ấy. Không thể có chuyện mục tiêu “phấn đấu trở thành một trong 05 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam” nhưng hệ thống lương lại đứng hàng cuối bảng.Và một điều quan trọng bạn cần cân nhắc, hệ thống lương không thể định vị cảm tính mà nó phải dựa trên nền tảng mục tiêu và khả năng tài chính doanh nghiệp. Nếu khả năng tài chính có giới hạn, thì dù muốn, bạn cũng nên hạ “ước mơ” cho vừa tầm, nếu không bạn sẽ không kiểm soát được ngân sách.

Bước 3: Xác định giá trị công việcĐây là bước phức tạp nhất trong quy trình xây dựng hệ thống lương. Nếu lương được trả đúng với giá trị công việc thì sẽ đảm bảo được tính công bằng, hợp lý & cạnh tranh.Để xác định được giá trị công việc, bạn cần phải phân tích công việc để hiểu đúng và đủ về công việc, các điều kiện làm việc và yêu cầu năng lực đảm nhận công việc. Thông qua việc phân tích này, bạn định giá được giá trị công việc.Khi phân tích công việc, bạn cần phải có cái nhìn hệ thống để thấy được “phần ẩn” của công việc, tránh liệt kê và định giá trên số mục công việc. Nếu làm như vậy, sẽ có rất nhiều công việc đơn giản lại được định giá cao, trong khi công việc phức tạp nhưng số đầu mục công việc ít (mà thường việc càng phức tạp thì số đầu mục công việc lại càng ít) lại bị định giá thấp, không xứng tầm.

Phần mềm tính lương

Giải pháp trọn gói: Tư vấn xây dựng thang bảng lương và triển khai phần mềm tính lương

Bước 4: Xây dựng các ngạch công việcBạn cần xây dựng các ngạch công việc để xác định các ngạch lương tương ứng.Để công việc được tiến hành đơn giản, trước tiên, bạn hãy nhóm các công việc có điểm chuẩn (giá trị) tương đương nhau thành từng nhóm. Bước này gọi là Phân nhóm công việc. Sau đó, sắp xếp các công việc có tính chất tương đồng (có thể mô tả chung) vào một ngạch.

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp xác định ngạch lương theo chức danh. Hậu quả là hệ thống lương của doanh nghiệp vô cùng phức tạp vì có quá nhiều chức danh. Nếu làm theo cách “nhóm công việc tương đồng”, bạn sẽ có hệ thống lương đơn giản hơn rất nhiều lần.Ví dụ: thay vì có hệ thống ngạch giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, … Bạn sẽ có ngạch quản lý, ngạch chuyên gia, ngạch lao động gián tiếp, trực tiếp. Hoặc cần thiết hơn thì cũng chỉ thêm vài ngạch nữa là đủ.Rất gọn phải không nào? Và kinh nghiệm tôi thấy, cái gì đơn giản được, ta nên đơn giản nó, công việc sẽ dễ dàng và nhẹ nhàng hơn!

Bước 5: Xác định số bậc và mức lương các bậcNhiều người cho bước này khó, nhưng với tôi, đây là bước đơn giản nhất. Chúng ta bắt đầu bằng Xác định số bậc lương:

Theo quan điểm của tôi, số bậc lương trong ngạch tùy thuộc vào độ phức tạp của công việc và … một điều, sẽ không ai nói nhưng đó là sự thật. Số ngạch lương tùy thuộc vào triết lý dùng người của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn người lao động giữ vị trí ấy gắn bó bao nhiêu lâu, thì xây dựng số bậc lương tương ứng.

Điều đó có nghĩa là: nếu bạn muốn giám đốc điều hành hay bất kỳ vị trí nào giữ vị trí này bao nhiêu năm thì nên xây dựng số ngạch lương tương đương. Đó cũng là lý do, hệ thống lương các doanh nghiệp Nhật Bản thì số ngạch rất lớn, vì văn hóa doanh nghiệp Nhật là dùng người trọn đời. Ngược lại, hệ thống lương của các công ty Mỹ thì số bậc lương rất ít, vì chính sách dùng người của doanh nghiệp Mỹ là thực dụng, thông thường mỗi vị trí chỉ giữ từ 2 – 3 năm là cùng.

Độ phức tạp của công việc cũng vậy. Khi công việc càng phức tạp, mức phấn đấu để đạt bậc tiếp theo khó thì số bậc sẽ ít, vì lâu lắm mới được nâng bậc một lần. Còn khi công việc đơn giản, mức phấn đấu không đòi hỏi cao thì số bậc phải lớn để nhân viên không bị “kịt” trần khi chưa phát huy hết năng lực. Như vậy, số bậc lương của ngạch quản lý bao giờ cũng ít hơn ngạch nhân viên.

Cuối cùng là xác định mức lương và mức giản cách giữa các bậc lương. Rất đơn giản, chỉ có 3 bước:

1. Xác định mức lương min (thấp nhất trong ngạch): từ những thông tin đã thu thập và định vị thang lương, bạn xác định mức lương thấp nhất trong ngạch của doanh nghiệp mình.
2. Xác định mức lương max (cao nhất trong ngạch): Tương tự như xác định mức min, bạn xác định được mức max.
3. Tỷ lệ tăng giữa các bậc lương trong cùng một ngạch: Hãy sử dụng công thức sau:

Tỷ lệ tăng giữa các bậc

T = (Lmax – Lmin)/(n-1)

(n: số bậc trong ngạch)

Thực tế nhiều doanh nghiệp lại xác định mức tăng theo tỷ lệ %. Điều này rất nguy hiểm vì lần tăng sau luôn cao hơn lần trước và bạn không kiểm soát được mức trần của hệ thống lương.

Bạn đã xây dựng thành công hệ thống lương cho doanh nghiệp rồi đấy. Giờ đây, bạn cần phải truyền thông cho tất cả các thành viên hiểu và cùng thực hiện nhé!

Chúc bạn sử dụng công cụ lương trong quản trị nguồn nhân lực hiệu quả!

Kim Thủy -  http://kynangmem.org

Tiếp cận hệ thống tính lương hiệu quả

Tiền lương là mối quan tâm hàng đầu và là động lực làm việc của người lao động. Do vậy, xây dựng một hệ thống tiền lương khoa học, hợp lý, làm đòn bẩy kích thích năng suất lao động luôn là nhiệm vụ lớn đối với Lãnh đạo doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường lao động khan hiếm người làm được việc như hiện nay.

Continue reading

Xây dựng thang bảng lương

Bất hợp lý về tiền lương
Hiện nay, ở nhiều doanh nghiệp, thang, bảng lương chưa được xây dựng dựa trên đánh giá giá trị công việc theo đúng thực tế của đơn vị. Như một sự thuận tiện, nhiều doanh nghiệp áp dụng nguyên hoặc sửa đổi theo hệ thống thang, bảng lương theo Nghị định 205, mặc dù không bị bắt buộc.

Photobucket

Không thể có một thang, bảng lương chung cho tất cả các doanh nghiệp, mà ở đó việc trả và tăng lương chủ yếu dựa trên thâm niên làm việc và bằng cấp người đó có chứ không phải công việc cần. Cứ có bằng đại học là chuyên viên, trưởng/phó phòng chỉ hưởng phụ cấp trên lương tối thiểu, định kỳ 3 năm là xét tăng lương v..v. Nhân viên lương xấp xỉ Trưởng phòng, lao động giản đơn thâm niên nhiều năm cũng có thể lương cao bằng những kỹ sư, cử nhân có năng lực đang là thực trạng ở nhiều doanh nghiệp. Sự bất hợp lý, tính bình quân chủ nghĩa …cũng là những lời ca thán thường nhật của người lao động, đặc biệt là lớp trẻ và đội ngũ quản lý. Có lẽ, đây là một trong những nguyên nhân chính yếu dẫn đến tình trạng “khó thu hút và mất dần nhân tài” tại các doanh nghiệp này.

Cơ sở xây dựng thang, bảng lương

Đánh giá giá trị công việc (Job Evaluation) là một nhiệm vụ cơ bản của quản trị nguồn nhân lực. Các chức danh công việc đều được đánh giá lại hàng năm khi có những thay đổi về chức trách, nhiệm vụ và nội dung công việc hoặc khi một chức danh mới được thiết lập. Kết quả đánh giá giá trị công việc là cơ sở quan trọng để thiết lập nhóm/ngạch lương, xây dựng thang bảng lương nhằm đảm bảo trả lương công bằng, khuyến khích lao động và có luận cứ thuyết phục.

Đánh giá giá trị công việc

Xác định giá trị công việc là việc phân hạng, xếp nhóm/ngạch các chức danh trên cơ sở đánh giá một cách có hệ thống các yếu tố cấu thành lao động như kiến thức, kinh nghiệm, mức độ phức tạp và trách nhiệm v..v. theo yêu cầu công việc.

Phân tích và mô tả công việc một cách rõ ràng, đầy đủ, sát thực là cơ sở quan trọng để xác định giá trị công việc đối với từng chức danh. Các yếu tố đánh giá đều phải được “chụp ảnh” một cách chính xác. Điều này có thể được thực hiện bằng các phương pháp quan sát, phỏng vấn, điều tra phiếu hỏi v..v. Qua đó, người lao động biết rõ mình phải làm gì và doanh nghiệp mong đợi gì từ họ, giá trị công việc của họ khác với chức danh còn lại trong tổ chức như thế nào.

Có nhiều phương pháp đánh giá và xếp hạng giá trị công việc như: (i) Chấm điểm theo yếu tố lao động (Point-factor method); (ii) Phân loại chức danh (Classification); (iii) Xếp hạng (Ranking) và (iv) So sánh với thị trường lao động (Market comparison). Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng về thời gian, chí phí thực hiện cũng như tính chính xác của kết quả đánh giá. Trong số đó, phương pháp Chấm điểm (Point-factor method) được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới ở cả khu vực công và tư. Theo phương pháp này, các khía cạch hay yếu tố lao động được xác định thành các mức độ điểm số để đánh giá. Tổng số điểm của mỗi chức danh sẽ là căn cứ để xếp hạng nhóm/ngạch trong thang bảng lương của doanh nghiệp. Tất nhiên, điểm số cao sẽ được xếp ở nhóm/ngạch lương cao hơn

Thực hiện

Việc đánh giá và xếp hạng giá trị công việc thường gây tâm lý lo sợ mất việc hoặc bị giảm lương ở một bộ phận người lao động nào đó. Mặc dù, điều đó có thể là cần thiết và hợp lý với tổ chức thì Hội đồng tiền lương vẫn nên chuẩn bị kỹ công tác tuyên truyền, phổ biến để người lao động hiểu và ủng hộ quá trình đổi mới của doanh nghiệp. Mọi sự e ngại, né tránh, dĩ hoà vi quý….đối với vấn đề tiền lương đều chỉ làm chậm quá trình đổi mới, phát triển và hội nhập của doanh nghiệp. Thiết lập sự công bằng, minh bạch trong việc trả lương với tinh thần xây dựng, đổi mới, thiết nghĩ đó cũng là một phần của văn hoá doanh nghiệp.

Lê Anh Cường
(Nguồn: http://www.macconsult.vn)

6 yếu tố quyết định mức lương

Nguyên tắc quyết định mức lương

1. Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên. Mức đóng góp này được xác định dựa vào sự đánh giá :
- Khả năng có thể đóng góp (NV mới)hay
- Thực tế đóng góp (nhân viên củ) đối với công ty
(Năng lực chỉ là một trong những yếu tố để đánh giá mức đóng góp của nhân viên chứ không phải là căn cứ duy nhất)

2. Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại
- Những công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực ;
- Những công ty cùng là tư nhân, hay cùng là nhà nước, hay cùng là nước ngoài, cùng là công ty của châu Âu, cùng là công ty của Mỹ…
- Những công ty cùng là địa bàn hoạt động
- Những công cùng hoàn cảnh (thâm niên trong ngành, giống nhau về văn hoá quản lý,…….
=> Sự công bằng giữa công ty mình với công ty khác

3. Căn cứ vào tình hình kinh doanh & khả năng tài chính của công ty
- Tình hình kinh doanh tốt & khả năng tài chính tốt (đang ăn nên làm ra) => Lương cao hơn so với thị trường lao động (Công ty giàu lên thì NV cũng được giàu lên)
- Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính không tốt (đang chựng lại hay đi xuống) => Lương thấp hơn so với thị trường lao động (Nhân viên chia sẽ với công ty lúc khó khăn)
=> Sự công bằng giữa chủ sở hữu và nhân viên

4. Căn cứ vào sự công bằng
- Giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty
+ Phải xây dựng được ngân sách lương (Tổng quỹ lương) trong tổng ngân sách của công ty
+ Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty
+ Phải xây dựng được thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty
+ Phải xây dựng được khung lương cho từng vị trí/chức danh trong công ty
+ Đối với rất nhiều nhân viên :“Không sợ ít chỉ sợ không công bằng”
+ Vấn đề bảo mật mức lương nhân viên
+ Vấn đề “Công bằng trong phân công phân nhiệm và vấn đề công bằng về mức lương”

Phần mềm tính lương

Giải pháp trọn gói: Tư vấn xây dựng thang bảng lương và triển khai phần mềm tính lương

hrpro7 – phần mềm chấm côngtính lương

5. Căn cứ vào “giá trị vật chất” mà công ty trao cho nhân viên & “giá trị tinh thần” mà nhân viên nhận được từ công ty (chứ công ty không trao)
Giá trị tinh thần khác với giá trị vật chất
Giá trị tinh thần có thể là :
- Môi trường làm việc tốt (đồng nghiệp, tiện nghi…)
- Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp
- Cơ hội thăng tiến
- Sự ổn định công việc về lâu dài
- Danh tiếng công ty
- Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần…

6. Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn …
Ví dụ :
- Quy định về mức lương tối thiểu
- Quy định vế xác định quỹ lương theo doanh số …
=> Thực chất đây cũng là một sự đảm bảo về công bằng xã hội về thu nhập theo quan điểm nhà nước

 

máy chấm công | máy chấm công vân tay | phần mềm chấm công | phần mềm tính lương


Cách tạo bảng chấm công trong excel

Hình dưới đây là bảng chấm công hoàn chỉnh: một bảng tính toán tổng số giờ làm việc mỗi ngày, mỗi tuần của nhân viên làm trong giờ hành chính cũng như ngoài giờ.

Bắt đầu từ việc nhập tiêu đề bảng. Từ dòng hai đến dòng tám chỉ có chữ mà thôi (không có công thức). Dĩ nhiên, bạn có thể định dạng chữ tùy thích. Nhập nội dung cho hộp “Tổng số giờ làm việc trong tuần”.

Bây giờ chuẩn bị nhập công thức. Vào ô B9 và nhập =D5. Công thức này sẽ lấy ngày bắt đầu trong tuần đã được nhập vào ô D5. Vào ô B10, nhập B9+1 rồi sao chép công thức này vào vùng B11:B15. Kế tiếp, nhập thứ trong tuần vào ô C9:C15. Bạn cần định dạng ngày trong cột C để hiển thị ngày rong tuần (Mon, Tue, Wed,…). Muốn thế, chọn ô C9:C15 và chọn Format. Cells. Vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Number. Chọn Custom rồi gõ dddd trong khung type. Nhấn OK để đóng khung hội thoại này.

Trước khi nhập bất kỳ công thức nào thực hiện tính toán thực tế, bạn nên kiểm tra và giá trị thời gian mẫu trong vùng D9:G15. Nếu dùng AM hay PM, nhớ chừa một khoảng trắng trước đó.

Kế tiếp vào ô H9 rồi nhập công thức =IF(E9<D9, E9+1-D9,E9-D9)+IF(G9<F9,G9+1-G9,G9-F9)

Giải thích

Phần đầu của công thức tính tổng số giờ làm việc trong buổi sáng bằng cách lấy giờ trong cột E trừ đi giờ trong cột D. Phần thứ hai tính tổng số giờ làm việc trong buổi chiều bằng cách lấy giờ trong cột G trừ đi giờ trong cột F. Các hàm IF áp dụng cho trường hợp làm ca ba đến nửa đêm, ví dụ, một công nhân có thể bắt đầu làm việc từ lúc 10 giờ đêm và “ăn trưa” lúc 2 giờ sáng. Không có lệnh IF, kết quả công thức sẽ bị âm.

Chép công thức trong ô H9 vào  H10:H15. Bây giờ bạn cần định dạng những ô này để hiển thị giờ giấc. Đánh dấu vùng H9:H15, chọn Format.Cells rồi nhấn mục Number. Chọn Time trong danh sách Catelogy. Chọn tùy chọn đầu tiên trong danh sách Type rồi nhấn OK.

Bước kế tiếp là tính tổng số giờ làm việc trong tuần. Vào ô H18, nhập SUM=(H9:H15). Công thức này tính tổng số giờ làm việc trong cột H. Bây giờ nhập vào ô H19 công thức =MIN(H18,1+(TIME(40,0,0)). Công thức này giả định rằng một tuần có 40 giờ làm việc, kết quả công thức này sẽ hoặc nhỏ hơn tổng số giờ đã làm việc hoặc nhỏ hơn 40 giờ. Công thức cuối cùng trong ô H20 là H18-H19. Công thức này tính số giờ làm thêm bằng cách lấy tổng số giờ làm việc  thực tế trừ đi số giờ quy định. Nếu công tybạn quy định một tuần làm việc hơn 40 giờ, bạn phải đổi công thức trong ô H19.

Sử dụng máy chấm công trong doanh nghiệp nhỏ thế nào là hiệu quả

Còn một bước quan trọng nữa: định dạng giờ trong vùng H18:H20. Vì những ô này có thể hiện giá trị giờ lớn hơn 24 giờ nên bạn cần tùy biến định dạng giờ. Chọn vùng H18:H20, chọn Format.Cells rồi nhấn mục Number. Chọn Custom từ danh sách Catelory, nhập [h]:mm vào khung Type rồi nhấn OK. Dùng dấu ngoặc vuông cho phần giờ để bảng tính hiển thị được giá trị lớn hơn 24 giờ

Một số bài viết có liên quan:

 

 

máy chấm công | máy chấm công vân tay | phần mềm chấm công | phần mềm tính lương