Dùng Mail Merge gửi thư, in nhãn hàng loạt

(LĐ) – Bạn phải gửi thư chào hàng, thông báo cho hàng trăm khách hàng hay in phiếu báo điểm, bảng lương, nhãn sản phẩm… mà phải đánh máy, cắt dán cặm cụi thì quả là cực hình và lại không được “sếp” đánh giá cao. Thay vào đó, bạn hãy khai thác tính năng Mail Merge trong Word.

Sử dụng tính năng Mail Merge để gửi thư, in nhãn hàng loạt.

Trong mọi tình huống, để thực hiện tính năng Mail Merge (MM) bạn đều phải chuẩn bị hai tập tin, một là file Word chứa nội dung thư mẫu hay khuôn dạng nhãn mẫu và hai là tập tin dữ liệu chẳng hạn như danh sách tên và địa chỉ của người nhận mà bạn muốn kết hợp với thư mẫu và tốt nhất là sử dụng file Excel (mặc dù MM hỗ trợ rất nhiều dạng file dữ liệu nhưng với thế mạnh về tính toán và cho phép sử dụng công thức nên Excel luôn được khuyên dùng).

Chú ý, file Excel cần được chuẩn bị trước và dữ liệu hay danh sách người nhận nên bắt đầu từ dòng thứ hai, dòng thứ nhất là tiêu đề ứng với cột dữ liệu và nên sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để dễ phân biệt trong quá trình trộn dữ liệu.

Để thực hiện MM, bạn mở file Word chứa nội dung thư mẫu hoặc tạo mới. Lưu ý, nội dung trong Word sẽ chứa nội dung giống nhau cho tất cả mọi người, nó có thể là một lá thư, nhãn sản phẩm, phiếu giảm giá…

Kế tiếp, đối với Word 2003, bạn chọn menu Tools > Letters and Mailings nếu muốn gửi thư, hoặc chọn Envelopes and Labels nếu tạo nhãn (trên một trang in có thể chứa nhiều nhãn).

Đối với Word 2007 bạn chuyển sang thẻ Mailings, nhấn Start Mail Merge sau đó chọn Letters hoặc Labels. Trong Word 2003, nếu bạn chưa thấy thanh công cụ MM thì có thể vào menu View > Toolbars > Mail Merge. Bước tiếp theo chọn biểu tượng Open Data Source trên thanh công cụ, với Word 2007 chọn Select Recipients > Use existing list và trỏ tới file Excel.

Tại các vị trí muốn chèn thông tin như tên người, chức danh… bạn chọn Insert Merge fields trên thanh công cụ, khi bảng Insert Merge fields xuất hiện bạn chọn cột tương ứng với trường dữ liệu này. Nhấn Insert, Close và tiếp tục thao tác này ở các dòng nội dung kế tiếp.

Với trường hợp muốn tạo nhãn sản phẩm, bạn sẽ phải tùy chỉnh về thông số khổ giấy in, kích thước nhãn, khoảng cách giữa 4 lề của nhãn và đặc biệt là số nhãn muốn in trên hàng ngang (Number across) và hàng dọc (Number down).

Nếu bạn chọn số nhãn cho hàng ngang hoặc cột dọc nhiều khiến vượt khổ giấy, chương trình sẽ cảnh báo cho bạn biết. Ngoài ra bạn cũng chỉ thao tác cho 1 label, sau đó nhấn Propagate Labels hay Update Labels trong Word 2007 để các label khác tự động hiển thị và bổ sung dòng lệnh nhảy bản ghi kế tiếp (Next Record).

Sau khi đã hoàn tất các bước trên bạn chọn trên thanh công cụ một trong các nút Merge to new documents để MM tự sinh ra một phai mới chứa kết quả trộn; Merge to printer để gửi thẳng ra máy in; Merge to email để chuyển nốt phần việc còn lại sang cho Outlook gửi thành thư, trong đó bạn phải chỉ ra tiêu đề thư, cột chứa địa chỉ thư trong file Excel và kiểu gửi đính kèm hay tự động chuyển thành HTML theo chuẩn của email.

Với Word 2007, bạn nhấn Finish & Merge với các tùy chọn Edit Individual Documents; Print Documents; Send Email Messages để thực hiện công việc tương tự như Word 2003.
Lê Minh
(Nguồn: báo Lao Động)

Tham khảo thêm về các giải pháp Google Apps:

HRMonline, giải pháp nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ 

máy chấm công | máy chấm công vân tay | phần mềm chấm công | phần mềm tính lương

About these ads

One thought on “Dùng Mail Merge gửi thư, in nhãn hàng loạt

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s