Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp: quy trình thu chi

Quy trình & chứng từ

- Phiếu đề nghị
– Bản giải trình
– Phiếu chi
– Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho
– Hoá đơn (nhận từ người bán)

Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Không đáp ứng nhu cầu chi trả khi đến hạn/sử dụng kém hiệu quả số dư tiền
KS:
+ Kế hoạch tiền mặt cân đối các khoản thu chi
+ Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ
+ Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai

- Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền
KS:
+ Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi
+ Đối chiếu số dư tiền trên sổ sáh với số phụ ngân hàng
+ Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹ

Các cơ chế phát hiện rủi ro

- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Các khoản chi số tiền lớn
+ Các khoản chi có nội dung bất thường
+ Thâm hụt ngân quỹ
– Phân tích biến động lãi tiền gửi
– Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt

Cơ chế phê duyệt: Phân cấp & uỷ quyền duyệt chi

Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặt
KS:
+ Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt
+ Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng)
+ Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép
+ Kiểm quỹ định kỳ/bất thường
+ Phê duyệt các khoản chi tiền mặt

- Chi tiền không đúng mục đích
KS:
+ Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng
+ Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt
+ Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ

Rủi ro của quy trình

- Chi không đúng
+ Chi không đúng nhu cầu, không cần chi cũng chi (lãng phí)
+ Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì không nhiều (mất cắp, biển thủ,…)
+ Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng
– Chi không đủ (không đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rất bức thiết)
– Chi không kịp thời
– Người thực hiện chi báo cáo láo, ngụy tạo chứng từ
– Việc ghi nhận và báo cáo của kế toán về tình hình chi tiêu không đạt mục tiêu đề ra

Cơ chế kiểm soát

- Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản
– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

Chức năng của quy trình

- Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán)
– Đề nghị chi tiêu (các BP trong công ty)
– Quyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền)
– Thực hiện việc chi tiêu (Theo phân công, như BP hành chính, BP khác)
– Báo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người thực hiện chi tiêu)
– Ghi nhận (BP kế toán)

Mục tiêu của quy trình

- Chi đúng : hạn chế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiền bạc của công ty
– Chi đủ, chi kịp thời : Bảo đảm nhu cầu tiền cho các khoản chi
– Bảo đảm hiệu quả sinh lời số dư tiền mặt
– Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu.

Các khoản chi tiêu

- Chi mua công cụ dụng cụ
– Chi tiếp khách
– Chi quảng cáo và tiếp thị
– Chi công tác phí
– Chi văn phòng phẩm
– Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng,…)
– Chi thăm viếng, quà cáp
– Chi từ thiện
– Chi tiêu khác

Công cụ dụng cụ là gì?
– Là tài sản của công ty
– Là tư liệu lao động
– Không phải là tài sản cố định
– Không phải là đối tương lao động

Các loại chi của công ty
– Chi mua tài sản cố định (chi đầu tư)
– Chi mua vật tư (nguyên vật liệu)
– Chi tiền lương, tiền công cho NLĐ
– Chi thuế cho nhà nước
– Chi lãi cho chủ nợ
– Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoản chi nói trên)

Sưu tầm từ blog quản trị doanh nghiệp

máy chấm công | máy chấm công vân tay | phần mềm chấm công | phần mềm tính lương

About these ads